Gratulerer med første steg mot lavere sykefravær!

Dette er løsningen som gir dere mer tid, penger og energi, og friske ansatte som trives på jobb.

Sykefraværshjelpen guider lederne steg for steg, og vi har verdens beste sykefraværsspesialister som holder dem i hånden hele veien.

Jeg heter Nora Huseby og er deres kontaktperson fremover som skal sørge for at dere blir godt tatt vare på.

Under har jeg samlet informasjon som kan være nyttig nå i oppstarten. Vi tar med glede imot små og store ønsker underveis, så ikke nøl med å ta kontakt!

24 07 70 32
sykefravaershjelpen@drdropin.no
Nora Huseby
Innhold
1Det vi bør avklare allerede nå 2Plan for oppstartsmøtet 3Hva skjer når dere går live? 4Ofte stilte spørsmål

1Det vi bør avklare allerede nå

Svar meg gjerne på e-post allerede nå, så finner vi et passende tidspunkt for et oppstartsmøte og gjør oss klare til det.

1

Hvilke organisasjonsnummer skal onboardes?

List opp alle org.nr som skal inn i Sykefraværshjelpen, også om dere har flere juridiske enheter eller lokasjoner.

2

Ønsker dere integrasjon med HR-systemet deres for ansattdatabasen?

Da slipper dere å laste opp ansatte manuelt. Si ifra hvilket system dere bruker, for eksempel Bob, Simployer eller Visma, så sjekker vi opp mulighetene.

3

Ønsker dere integrasjon med timeføringssystemet for å hente egenmeldinger derfra?

Da slipper de ansatte å registrere egenmelding to steder. Si ifra hvilket system dere bruker, så sjekker vi mulighetene.

Send svar til sykefravaershjelpen@drdropin.no

Sjekk dette før oppstartsmøtet

To personer i virksomheten deres blir viktige i oppstarten. Finn ut hvem dette er før oppstartsmøtet, så går det raskere.

A

Hvem kan koble til Altinn?

Man må (heldigvis!) ha fulle rettigheter i Altinn for å koble til NAV. Det er typisk daglig leder i selskapet, og tilkoblingen må gjøres per organisasjonsnummer.

B

Hvem kjenner ansattdataen og HR-systemet deres?

Personen som kjenner ansattoversikten eller HR-/timeføringssystemet deres, til å laste opp ansattlisten eller koble til ved oppstart.

2Plan for oppstartsmøtet

I oppstartsmøtet klargjør vi alt som trengs for at Sykefraværshjelpen skal kunne gå live hos dere. Vi finner et passende tidspunkt i forkant, avhengig av eventuelle integrasjoner og når dere skal gå live.

1

Koble til Altinn og NAV

Dette forutsetter fulle rettigheter i Altinn, typisk daglig leder i selskapet, og må gjøres per organisasjonsnummer. Hvis dette ikke er deg, sender vi en enkel forespørsel i møtet som tar under to minutter å godkjenne i etterkant, så personen som skal godkjenne trenger ikke være med i møtet.

NAV via Altinn tilkoblet
2

Legge til ansatte

Vi laster opp ansattfilen deres manuelt eller kobler til HR-systemet deres. Hvis det ikke er du som holder i dette, kan vedkommende enten være med i møte, eller få tilgang til å fikse det på to minutter i etterkant.

Legg til ansatte
3

Sette opp deres roller og arbeidsoppgaver

Vi viser hvordan dere setter opp de vanligste rollene hos dere og 4 til 5 arbeidsoppgaver per rolle, så kan dere gjøre resten i ro og mak etterpå. Dette er oppgavene ansatte selv vurderer om de klarer å gjøre når de er syke, så det er verdt å bruke litt tid på.

Trenger dere hjelp, har vi en sykefraværsspesialist som er ekspert på funksjonsvurdering av arbeidsoppgaver klar til å bistå.

Opprett rolle
Hvis / når dere er klare til å gå live
4

Skru på varsler til de ansatte

Så snart alt er klart, skrur du på varslene som gjør at ansatte og ledere faktisk får beskjed når noe skjer. Underveis i onboardingen er dette skrudd av, slik at ingen får varsler før dere er klare.

Pause e-post og SMS
5

Send ut invitasjon til alle ansatte

Alle ansatte får en registreringslenke på SMS og e-post, se hvordan under Hva skjer når dere går live.

Inviter ansatte

3Hva skjer når dere går live?

1

Del infomateriell med de ansatte

Vi anbefaler å varsle de ansatte før de får SMS og e-post om å registrere seg. Fyll inn selskapsnavnet deres og hvordan egenmeldinger skal registreres, så setter vi sammen en mappe med ferdig infomateriell på norsk og engelsk som dere kan dele på intranett, e-post, Teams eller Slack.

Mappen inneholder infomateriell på norsk og engelsk

  • Detaljert infoskriv (tilpasset deres valg til venstre)
  • Plakat med viktigste info
  • Slides til allmøte
2

Skru på varsler til de ansatte

Så snart alt er klart, skrur du på varslene som gjør at ansatte og ledere faktisk får beskjed når noe skjer. Underveis i onboardingen er dette skrudd av, slik at ingen får varsler før dere er klare.

Pause e-post og SMS
3

Trykk på «Inviter ansatte»

Så snart varslene er skrudd på og dere trykker på knappen, får alle ansatte i virksomheten en SMS og en e-post med en lenke for å registrere seg.

Inviter ansatte
E-postvarsel
SMS-varsel
4

Ansatte logger inn med BankID og svarer på to raske spørsmål

Hvor de ønsker å motta varsler, og hvilken rolle de har, som avgjør hvilke arbeidsoppgaver de blir spurt om når de er syke.

Kontaktinfoen din
Hva jobber du som
5

Alle ansatte tar et kort obligatorisk kurs i Sykefraværshjelpen

Ansatte og ledere får hvert sitt korte obligatoriske videokurs på 5 til 8 minutter om hva Sykefraværshjelpen er, samt hvorfor og hvordan de bruker det.

Obligatorisk videokurs

Sjekk gjerne ut kursene i linkene under.

Kurs for ledere
Kurs for ledere ▶ Engelsk versjon her
Kurs for ansatte
Kurs for ansatte ▶ Engelsk versjon her
6

Dere er klare!

Ansatte bruker verktøyet når de er syke, ledere bruker det når noen må følges opp, og HR eller daglig leder kan følge med på statistikken underveis.

4Ofte stilte spørsmål

Hvordan blir Sykefraværshjelpen tatt imot av de ansatte?+
Det blir veldig godt mottatt. Sykefraværshjelpen sikrer at alle ansatte følges opp som de skal fra dag én, uavhengig av hvem de har som leder og hvor mye de kan om sykefraværsoppfølging. Noen ansatte blir usikre på lederens intensjoner i sykefraværsoppfølgingen, så for mange oppleves det trygt å vite at en nøytral tredjepart står bak spørsmålene lederen stiller og passer på at den ansattes rettigheter blir ivaretatt.
Skal dere proaktivt kontakte ansatte?+
Aldri uten at dette er avtalt og informert om i forkant. En sykefraværsspesialist kan koble seg på når leder ber om det eller når mønsteret tilsier at det er nyttig for forebygging, eksempelvis ved legemeldt eller gjentakende fravær. Vi handler alltid i tråd med det som er avtalt med dere som kunde, og dere kan tilpasse dette etter ønske i verktøyet. Ansatte og ledere får informasjon om dette i infomateriellet og introkurset slik at det aldri kommer som en overraskelse.
Hvordan er det med personvern og datasikkerhet?+
For mange virksomheter er Sykefraværshjelpen langt sikrere enn dagens rutiner, hvor sensitiv informasjon om sykefravær ofte deles over e-post eller meldinger uten at noen egentlig har kontroll på hvor den havner. I Sykefraværshjelpen lagres opplysningene i en løsning bygget for formålet, med tilgangsstyring slik at kun de som skal se noe faktisk får se det.

Vi behandler alt i tråd med GDPR og Normen, det vil si bransjenormen for informasjonssikkerhet og personvern i helse- og omsorgssektoren. Sikkerhetsarbeidet er bygget på anerkjente rammeverk som ISO 27001 og CIS, med kryptering av data både i hvile og under overføring, og tilgangsstyring etter «need to know»-prinsippet. Alle leverandører vi bruker er bundet av databehandleravtaler, og vi har egne rutiner for risikovurderinger (DPIA) og for å ivareta innsyns-, retting- og slettekrav innenfor lovpålagte frister.

Mer informasjon

Introduksjonsvideo
Introduksjonsvideo
For nøkkelpersoner du vil involvere
Norsk | English
Nettside
Nettside
Alt om Sykefraværshjelpen samlet
 Klikkbar demo
Klikkbar demo
Test verktøyet selv, ingen pålogging nødvendig

Jeg gleder meg til å følge dere videre,
ta kontakt når som helst!

Hilsen Nora

24 07 70 32
sykefravaershjelpen@drdropin.no
Nora Huseby
Forhåndsvisning av detaljert infoskriv